Prowadzisz działalność gospodarczą i nie wiesz, jak długo musisz trzymać faktury, księgi czy dokumenty rozliczeniowe? To nie tylko formalność – to obowiązek regulowany przepisami. Nieprzestrzeganie terminów przechowywania może skutkować poważnymi konsekwencjami podczas kontroli. Sprawdź, które dokumenty podlegają archiwizacji, ile lat trzeba je trzymać i w jakiej formie je przechowywać. Poznaj najważniejsze zasady, zanim upłynie termin płatności podatku lub nadejdzie kontrola.
Jakie dokumenty podlegają obowiązkowemu przechowywaniu?
Obowiązek dotyczy zarówno ksiąg, jak i wszelkich dowodów związanych z rozliczeniami finansowymi. Przedsiębiorcy muszą zachować księgi rachunkowe, dowody księgowe, sprawozdania finansowe, a także dokumenty inwentaryzacyjne i dane dotyczące przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. W przypadku uproszczonej ewidencji obowiązkowe jest przechowywanie podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji działalności gospodarczej.
Odrębnie należy potraktować dokumenty kadrowe, kopie deklaracji rozliczeniowych, imienne raporty miesięczne, a także wszelkie dokumenty korygujące i dane dotyczące systemu ubezpieczeń społecznych. Część z nich przechowuje się nawet przez 50 lat, szczególnie jeśli dotyczy to podstawy do wyliczeń emerytalnych i rentowych.
Okres przechowywania dokumentów księgowych – co mówią przepisy?
Czas przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju i kontekstu podatkowego. Zasadniczo okres przechowywania dokumentów księgowych wynosi 5 lat, liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Wynika to z przepisów o przedawnieniu zobowiązania podatkowego. Dokumenty muszą być dostępne w razie kontroli, niezależnie od tego, czy są przechowywane fizycznie, czy cyfrowo.
Przykładowo, jeśli prowadzisz księgowość dla JDG w Wolsztynie i złożyłeś deklarację PIT za 2019 rok w 2020 roku, to dokumenty możesz zutylizować dopiero po 31 grudnia 2025. Pamiętaj, że niektóre dokumenty (np. dotyczące środków trwałych) mogą wymagać dłuższego przechowywania – aż do czasu rozliczenia amortyzacji.
Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej?
W przypadku aktywnej działalności gospodarczej przedsiębiorcy zobowiązani są do przechowywania dokumentów przez minimum 5 lat. Dotyczy to zarówno ksiąg, jak i dokumentów stanowiących podstawę wyliczenia podatków. Ważne, aby uwzględnić fakt, że ustawy podatkowe stanowią inaczej w odniesieniu do niektórych danych – np. dowodów amortyzacji.
Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że niektóre dokumenty muszą być przechowywane nawet po zakończeniu działalności. Obowiązek archiwizacji nie wygasa w momencie jej zamknięcia. To właśnie wtedy powstaje potrzeba zabezpieczenia i przekazania danych odpowiednim podmiotom.
Jak długo przechowywać dokumenty po zamknięciu działalności?
Zakończenie działalności nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentacji. W przypadku likwidacji firmy lub zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej, przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy przejmuje wyznaczony podmiot – np. likwidator, syndyk albo nowy właściciel po przekształceniu formy prawnej.
W praktyce oznacza to konieczność zabezpieczenia danych, wyznaczenia archiwum i poinformowania właściwego urzędu. Należy też wskazać miejsce, w którym dokumenty będą dostępne dla organów skarbowych.
Przechowywanie dokumentów księgowych – ile lat i w jakiej formie?
Ustawa o rachunkowości dopuszcza zarówno papierowe, jak i cyfrowe nośniki danych, ale tylko pod pewnymi warunkami. W kontekście nowoczesnych rozwiązań, przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej wymaga odpowiedniego zabezpieczenia danych oraz regularnych kopii zapasowych. Wymagane są systemy pozwalające na odtworzenie treści dokumentów w postaci wydruku.
Warto pamiętać, że informatyczne nośniki danych są dopuszczalne jedynie wtedy, gdy zapewniają bezpieczeństwo i czytelność przez cały okres przechowywania. Istotne jest też, by zapewnić zgodność z wymogami dotyczącymi ochrony danych systemu informatycznego rachunkowości.
Archiwizacja dokumentów księgowych – porządek, dostępność i bezpieczeństwo danych
Efektywna archiwizacja dokumentów księgowych zakłada nie tylko zachowanie dokumentów, ale także ich odpowiednią organizację. Wszystkie dane powinny być uporządkowane według okresów sprawozdawczych oraz odpowiednio oznaczone. Tylko w ten sposób można zapewnić szybki dostęp podczas kontroli. Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w kolejności odpowiadającej sposobowi prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Do zadań przedsiębiorcy należy również zapewnienie ochrony przed zagrożeniami nośników danych – zarówno tymi fizycznymi, jak wilgoć czy ogień, jak i cyfrowymi, np. nieuprawnionym dostępem. W razie utraty danych przedsiębiorca odpowiada za ich odtworzenie.
Utylizacja dokumentów księgowych – kiedy i jak bezpiecznie zakończyć przechowywanie?
Zniszczenie dokumentów możliwe jest dopiero po upływie obowiązkowego okresu archiwizacji. Gdy minie wymagany czas przechowywania, dokumentacja może zostać zutylizowana. Proces ten powinien być udokumentowany protokołem i przeprowadzony przez wyznaczoną osobę.
Warto jednak mieć świadomość, że te same dokumenty (np. faktury) mogą być podstawą do różnych rozliczeń podatkowych, których terminy przedawnienia się nie pokrywają. W takich przypadkach należy przyjąć dłuższy termin przechowywania.
Kiedy nie wystarczy archiwizacja wewnętrzna?
Nie każda firma ma odpowiednie zasoby, by samodzielnie prowadzić archiwum. Zewnętrzne firmy archiwizujące stanowią rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie dysponują odpowiednią infrastrukturą. Korzystając z takich usług, należy poinformować urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentów. Firmy oferujące księgowość dla spółek czy księgowość pełną często zajmują się również przechowywaniem dokumentów. To wygodne, gdy działalność jest rozbudowana i wymaga obsługi wieloletnich zasobów księgowych.
Przechowywanie dokumentów księgowych – ustawa o rachunkowości i obowiązki przedsiębiorcy
Przechowywanie dokumentów księgowych to nie jednorazowe działanie, ale proces wymagający dyscypliny, wiedzy i odpowiednich zasobów. Bez względu na to, czy prowadzisz firmę jednoosobową, czy zarządzasz spółką, obowiązują Cię te same zasady. Ustawa o rachunkowości wprowadza ścisłe regulacje, włącznie z wymaganiami technicznymi i organizacyjnymi.
Zaniechanie tych obowiązków może prowadzić do poważnych konsekwencji. Jeśli chcesz skupić się na rozwijaniu działalności, warto skorzystać z pomocy specjalistów – takich jak biuro rachunkowe Asset w Wolsztynie.
FAQ:
1. Jak długo przechowywać dokumenty księgowe po zamknięciu firmy?
Dokumenty księgowe należy przechowywać co najmniej przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Nawet po zamknięciu działalności, obowiązek ten pozostaje w mocy do zakończenia okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
2. Które elementy dokumentacji księgowej podlegają szczególnej ochronie?
Ochronie podlegają m.in. księgi podatkowe, dokumenty podatkowe, sprawozdania finansowe, dane o wynagrodzeniach oraz dokumenty przekazywane do ZUS. Przedsiębiorca musi je zabezpieczyć przed zniszczeniem i zagubieniem, niezależnie od formy ich przechowywania.
3. Czy dokumenty można przechowywać wyłącznie elektronicznie?
Tak, ale tylko jeśli spełnione są określone warunki – np. możliwość odtworzenia dokumentów w formie dokumentu pisemnego oraz zachowanie ciągłości danych od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. W przeciwnym razie należy korzystać z wersji papierowej.
Bibliografia:
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120 ze zm.)
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2023 poz. 2383 ze zm.)
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT) – (Dz.U. 2023 poz. 1570 ze zm.) m.in. art. 112 ust. 1
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. 2023 poz. 1465 ze zm.)
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2023 poz. 1230 ze zm.) art. 47 ust. 3c oraz art. 125a.
- Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24.11.2023 r. sygn. 0112-KDIL2-2.4011.723.2023.1.IM