Sprawozdawczość finansowa stanowi obowiązek prawny wielu podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Proces ten obejmuje nie tylko przygotowanie dokumentów obrazujących sytuację finansową przedsiębiorstwa, ale także ich podpisanie, zatwierdzenie i złożenie do właściwego organu. Choć dla części firm może to być procedura znana i powtarzalna, dla innych – zwłaszcza mniejszych lub niedoświadczonych w obszarze rachunkowości – stanowi poważne wyzwanie. Dlatego warto wiedzieć, kiedy, jak i kto musi przygotować sprawozdanie finansowe oraz co wchodzi w jego skład.
Co to jest sprawozdanie finansowe i kto ma obowiązek jego przygotowania?
Sprawozdanie finansowe to zestaw dokumentów odzwierciedlających sytuację majątkową i finansową jednostki za dany okres sprawozdawczy. Obowiązek sporządzania dotyczy m.in. jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, podatników podatku dochodowego od osób prawnych, a także osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jeżeli prowadzą księgi rachunkowe. O tym, czy dana firma musi przygotować roczne sprawozdanie finansowe, decyduje nie tylko jej forma prawna, ale przede wszystkim sposób prowadzenia ewidencji.
Obowiązek sporządzenia dokumentów dotyczy także podmiotów, które dobrowolnie zdecydowały się na pełną rachunkowość. W przeciwieństwie do nich nie muszą sporządzać sprawozdania spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychody nie przekraczają równowartości 2,5 mln euro w walucie polskiej i nie prowadzą księgowości pełnej. Powinny one złożyć oświadczenie do KRS o braku takiego obowiązku.
Z czego składa się sprawozdanie finansowe?
Na kompletne sprawozdanie finansowe składają się trzy główne elementy: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. Te elementy sprawozdania finansowego muszą być przygotowane w języku polskim oraz w walucie polskiej. Bilans zawiera dane o stanie aktywów i pasywów na dzień kończący rok obrotowy firmy pokrywa. Rachunek zysków i strat prezentuje przychody, koszty, wynik finansowy, a także obowiązkowe obciążenia. Informacja dodatkowa to m.in. opis stosowanej polityki rachunkowości. Dodatkowo, w zależności od rodzaju jednostki, konieczne może być dołączenie takich dokumentów jak sprawozdanie z działalności jednostki, uchwała o zatwierdzeniu dokumentów, uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty, a także opinia biegłego rewidenta.
Sprawozdanie finansowe – terminy
W przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, dzień kończący rok obrotowy przypada na 31 grudnia. Wówczas obowiązuje następująca chronologia:
- do 31 marca – sporządzenie sprawozdania finansowego,
- do 30 czerwca – zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający,
- do 15 lipca – złożenie do KRS (jeśli dotyczy).
Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Termin 6 miesięcy od dnia sporządzenia sprawozdania jest nieprzekraczalny – niedopełnienie może skutkować poważnymi konsekwencjami.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe?
Sporządzenie sprawozdania to nie wszystko – konieczne jest także jego podpisanie. Dokumenty finansowe podpisuje kierownik jednostki, a także osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. W przypadku, gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, wystarczy podpis jednej osoby, ale pozostałe osoby muszą złożyć oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane przez ustawę o rachunkowości. Brak takiego oświadczenia równoznaczny jest z odmową podpisania sprawozdania.
Dozwolone formy podpisu to kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty. Oświadczenia pozostałych członków zarządu mogą być w formie papierowej, jednak wówczas konieczne jest sporządzenie ich elektronicznej kopii.
Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
Proces składania dokumentów różni się w zależności od rodzaju jednostki oraz obowiązujących przepisów. Poniżej przedstawiamy zestawienie:
- jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS – przesyłają sprawozdanie do KRS w formie elektronicznej, w terminie 15 dni od zatwierdzenia;
- podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, prowadzący księgi rachunkowe – składają je do szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w terminie złożenia zeznania rocznego;
- podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do KRS – również przesyłają dokumenty do szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia;
- spółki cywilne – nie mają obowiązku składania sprawozdania ani do KRS, ani do urzędu skarbowego.
Obowiązek złożenia dokumentów w formie elektronicznej
Obecnie sporządzenie sprawozdania finansowego możliwe jest wyłącznie w formie elektronicznej. E-sprawozdania finansowe muszą być przygotowane zgodnie z określoną strukturą i formatem ustalonym przez Ministerstwo Finansów. Obowiązek ten dotyczy również podmiotów, które stosują międzynarodowe standardy rachunkowości. W ich przypadku sprawozdania muszą być zapisane w formacie określonym rozporządzeniem Komisji (UE) 2019/815.
Przesyłanie dokumentów odbywa się przez dedykowane platformy – m.in. Repozytorium Dokumentów Finansowych, gdzie zgłoszenia można dokonać bezpłatnie, jeśli osoba składająca wniosek ma numer PESEL ujawniony w KRS.
Odpowiedzialność i konsekwencje
Za sporządzenie i złożenie sprawozdania odpowiada kierownik jednostki – w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są to członkowie zarządu, a w przypadku spółek osobowych – wspólnicy. Niezłożenie dokumentów w terminie może skutkować sankcjami prawnymi: grzywną, karą ograniczenia wolności, postępowaniem przymuszającym, a nawet rozwiązaniem spółki przez sąd rejestrowy bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.
Warto pamiętać, że przepisy nie przewidują żadnych wyjątków w związku z awarią systemów czy innych przeszkód losowych – obowiązek musi zostać dopełniony terminowo. Usługi takie jak księgowość dla spółek pozwalają zminimalizować ryzyko niedopełnienia formalności i skupić się na prowadzeniu działalności.
Wsparcie profesjonalnego biura rachunkowego
W przypadku złożonych struktur organizacyjnych i dużej liczby dokumentów sporządzenie sprawozdania może wymagać znacznego nakładu czasu oraz wiedzy specjalistycznej. Niezależnie od tego, czy dotyczy to księgowości dla JDG, czy pełnej rachunkowości dla spółek kapitałowych – warto korzystać z pomocy doświadczonych księgowych. Zwykle sprawozdanie finansowe dotyczy większych podmiotów. Decydując się jednak na profesjonalną usługę księgowości dla JDG w Wolsztynie, właściciel firmy może liczyć m.in. na kompleksowe opracowanie sprawozdania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Sprawozdawczość wymaga precyzji i znajomości prawa
Proces przygotowania, podpisania i złożenia sprawozdania finansowego nie jest jedynie techniczną czynnością, ale formalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów ustawy o rachunkowości. Nawet jedno przeoczenie – np. brak podpisu odpowiedniej osoby czy nieterminowe zgłoszenie – może skutkować poważnymi sankcjami. Właśnie dlatego tak istotne jest korzystanie z fachowego wsparcia.
Zlecając przygotowanie dokumentów finansowych doświadczonemu partnerowi, takiemu jak Biuro rachunkowe Asset w Wolsztynie, przedsiębiorcy zyskują pewność zgodności z przepisami i terminowości realizacji obowiązków.
FAQ:
1. Sprawozdanie finansowe – do kiedy należy je składać?
Termin zależy od formy prawnej jednostki i miejsca złożenia. Dla firm wpisanych do KRS dokumenty składa się w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Podatnicy PIT lub CIT składają sprawozdania do Szefa KAS w terminie złożenia zeznania rocznego lub do 15 dni od zatwierdzenia – zależnie od statusu.
2. Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie podpisuje kierownik jednostki oraz osoba prowadząca księgi rachunkowe. W przypadku organu wieloosobowego podpis składa co najmniej jedna osoba, pod warunkiem złożenia przez pozostałych oświadczeń o zgodności dokumentu z przepisami ustawy o rachunkowości lub uzasadnionej odmowy.
3. Do kiedy sprawozdanie finansowe za 2024 rok?
Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, sprawozdanie należy sporządzić do 31 marca 2025 r., zatwierdzić do 30 czerwca 2025 r., a do KRS złożyć najpóźniej 15 lipca 2025 r. Inne terminy mogą obowiązywać, jeśli rok obrotowy jednostki różni się od kalendarzowego.